Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

2. Grundsätze der Datenverarbeitung

Wir nehmen den Schutz Ihrer personenbezogenen Daten sehr ernst. Diese Datenschutzerklärung informiert Sie über die Art, den Umfang und die Zwecke der Verarbeitung personenbezogener Daten auf unserer Website calendar2reisekosten.de.

Rechtsgrundlagen

• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO - Vertragserfüllung
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO - Berechtigte Interessen
• Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO - Einwilligung (wo erforderlich)

2.3 Datenverarbeitung in Deutschland

Dies gewährleistet höchste DSGVO-Compliance und deutschen Datenschutzstandards.

3. Welche Daten wir verarbeiten

3.1 Registrierungsdaten

Zweck: Erstellung und Verwaltung Ihres Nutzerkontos

Daten:

• E-Mail-Adresse (Pflichtangabe)
• Name (Pflichtangabe)
• Unternehmensname (Pflichtangabe)
• Büro-Adresse (Pflichtangabe für Kostenberechnung)
• Passwort (verschlüsselt gespeichert; nur beim optionalen E-Mail-Login – die primäre Anmeldung erfolgt über Google)

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung)
Speicherdauer: Bis zur Löschung des Accounts

3.2 Importierte Termindaten (ICS-Upload, iCal-URL, Google Kalender)

Zweck: Extraktion von Terminen für Reisekostenberechnung und Duplikats-Vermeidung

Daten:

• Terminbezeichnungen
• Datum und Uhrzeit
• Ortsangaben
• Teilnehmer (falls in ICS enthalten)

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung)
Speicherdauer:

• ICS-Dateien werden sofort nach Verarbeitung gelöscht; iCal-URLs werden nicht dauerhaft gespeichert
• Extrahierte Termindaten werden dauerhaft gespeichert (unabhängig vom Importweg) für Duplikats-Erkennung bei zukünftigen Importen
• Löschung nur durch Account-Löschung oder auf ausdrücklichen Wunsch (Profil → „Konto löschen")

3.3 Geocodierte Routen (Routen-Cache)

Zweck: Dauerhafte Speicherung berechneter Fahrtrouten zur Vermeidung redundanter Google Maps API-Aufrufe

Daten: Normalisierte Start- und Zieladressen, Entfernung (km), Fahrtdauer (Minuten)

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung) und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Berechtigte Interessen)
Speicherdauer: Dauerhaft; die Routendaten enthalten keine direkten Personenbezüge (nur Adresspaare)

3.4 Reisekostenabrechnungen (ExpenseReports)

Zweck: Erstellung, Speicherung und PDF-Export von Reisekostenabrechnungen

Daten: Alle Reisedaten des Abrechnungszeitraums, berechnete Kostenposten (Kilometer- und Verpflegungspauschalen), Geschäftszweck

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung)
Speicherdauer: Dauerhaft bis zur Account-Löschung oder auf ausdrücklichen Nutzerwunsch

3.5 Reisedaten

Zweck: Berechnung von Reisekosten nach deutschem Steuerrecht

Daten:

• Start- und Zieladressen
• Reisezeiten und -dauern
• Berechnete Entfernungen
• Geschäftszweck der Reise
• Kostenschätzungen

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung)
Speicherdauer: Bis zur Löschung durch Nutzer oder Account-Löschung

3.6 Technische Daten

Zweck: Bereitstellung und Sicherheit des Services

Daten:

• IP-Adresse (anonymisiert nach 7 Tagen)
• Browser-Typ und -Version
• Betriebssystem
• Zugriffszeitpunkt
• Aufgerufene Seiten

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Berechtigte Interessen)
Speicherdauer: 7 Tage

4. Externe Dienste

4.1 Google Maps API

Zweck: Berechnung von Entfernungen und Fahrzeiten

Datenübertragung: Start- und Zieladressen werden an Google übermittelt
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung)
Datenschutz: Google Privacy Policy

4.2 Login mit Google (optional)

Nutzer können sich optional über ihr Google-Konto einloggen. Bei Nutzung des Google-Logins werden Name, E-Mail-Adresse und Profilbild von Google (Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland) an uns übermittelt und zur Erstellung bzw. Verknüpfung des Nutzerkontos verwendet.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung)
Datenschutz Google: https://policies.google.com/privacy

4.3 Google-Kalender-Import (optional)

Nutzer können ihre Termine auf zwei Wegen aus dem Google Kalender importieren:
a) Direkter Kalenderzugriff: Nach dem Login mit Google und ausdrücklicher Zustimmung (OAuth-Berechtigung "Kalender lesen") ruft unser Server Termine (Titel, Zeit, Ort) im vom Nutzer gewählten Zeitraum direkt über die Google Calendar API ab. Hierzu speichern wir die von Google ausgestellten Zugriffstoken (Access- und Refresh-Token) in unserer Datenbank. Der Zugriff ist auf das Lesen des Kalenders beschränkt; die Berechtigung kann jederzeit unter myaccount.google.com/permissions widerrufen werden.
b) Import per iCal-Link: Alternativ kann die private iCal-Adresse des Google Kalenders eingegeben werden. Der Server ruft die Kalenderdaten dann einmalig ab; die iCal-URL wird nicht dauerhaft gespeichert.
Die abgerufenen Termindaten werden in beiden Fällen ausschließlich zur Reisekostenberechnung verarbeitet.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung), für den Kalenderzugriff zudem die Einwilligung im Google-OAuth-Dialog (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO)

4.4 Hetzner Cloud

Zweck: Server-Hosting
Standort: Deutschland (DSGVO-konform)
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Berechtigte Interessen)
Datenschutz: Hetzner Privacy Policy

4.5 E-Mail-Versand via ZeptoMail (Zoho)

Zweck: Versand von System-E-Mails (z. B. Magic-Link-E-Mails zur Anmeldung)
Anbieter: Zoho Corporation Pvt. Ltd., EU-Rechenzentrum (smtp.zeptomail.eu)
Übermittelte Daten: E-Mail-Adresse des Empfängers, Nachrichteninhalt
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung)
Auftragsverarbeitung: Es besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag gemäß Art. 28 DSGVO.
Datenschutz: Zoho Privacy Policy

5. Cookies und Tracking

5.1 Technisch notwendige Cookies

Rechtsgrundlage: § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigte Interessen an einem sicheren Login-Betrieb). Tracking- oder Marketing-Cookies werden nicht verwendet; ein Consent-Banner ist daher nicht erforderlich.

5.2 Session-Management

• Benutzer-Sessions werden server-seitig verwaltet
• Automatische Session-Löschung nach 24 Stunden Inaktivität

5.3 Kein Tracking

• Keine Verwendung von Google Analytics oder ähnlichen Diensten
• Keine Erstellung von Nutzerprofilen
• Keine Weitergabe von Daten an Werbenetzwerke

6. Ihre Rechte

Selbstverwaltung Ihrer Daten

Sie können Ihr Recht auf Datenübertragbarkeit und Löschung direkt über Ihr Nutzerprofil ausüben:

• Datenexport: Profil → „Daten exportieren" – alle gespeicherten Daten im JSON-Format
• Konto löschen: Profil → „Konto löschen" – löscht alle gespeicherten Daten unwiderruflich

Für weitergehende Anfragen (Auskunft, Berichtigung, Einschränkung) wenden Sie sich an: datenschutz@senvis.de

Beschwerde bei Aufsichtsbehörde

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren.

7. Speicherdauer

7.1 Account-Daten

• Bis zur Löschung des Accounts durch den Nutzer
• Automatische Löschung nach 12 Monaten Inaktivität (mit Vorankündigung)

7.2 Reisedaten, Kalenderereignisse und Abrechnungen

• Reisedaten (Trips): Dauerhaft gespeichert bis zur manuellen Löschung oder Account-Löschung
• Importierte Termindaten: Dauerhaft gespeichert zur Duplikats-Vermeidung (unabhängig vom Importweg)
• Routen-Cache: Dauerhaft gespeichert (Adresspaare mit Entfernung/Dauer, kein direkter Personenbezug)
• Reisekostenabrechnungen (ExpenseReports): Dauerhaft bis zur Account-Löschung oder auf ausdrücklichen Wunsch
• Löschung: Über Profil → „Konto löschen" oder per Anfrage an datenschutz@senvis.de